25. Oktober 2011

Zeitmanagement außer Balance

Kategorie: Allgemein, Erfolg, Management, Zeitmanagement

→ Zeitmanagement und Work-Life-Balance im Zeitalter der Tempo-Gesellschaft

Führungskräfte, Freiberufler und Unternehmer berichten im Coaching immer öfter von “Zeitstress”. Es geht um das Gefühl, den Anforderungen des Tages nicht mehr gerecht werden zu können, von einem Termin zum nächsten hetzend, stets auf Achse und immer erreichbar. Hinzu kommt die Angst, etwas Wichtiges zu verpassen: den Super-Auftrag.

Von moderner Technik erhoffen wir uns eine Besserung der Situation. Smartphones, Laptops, Tablet-PCs und immer schnellere Internetverbindungen sollen helfen, effizient zu sein und Zeit zu gewinnen. Doch das Gegenteil ist oft der Fall.

Dafür gibt es zahlreiche praktische Beispiele. Dank unserer ständigen Erreichbarkeit und der günstigen Tarife greifen wir heute viel häufiger und schneller zum Handy als früher zum Telefonapparat. Leider eben auch für Unwichtiges. Deshalb gehören Telefonate heute zu den häufigsten Zeitfressern. Ein anderes Beispiel: E-Mail-Verkehr. Wir brauchen heute einen Bruchteil der Zeit, die wir früher zur Erstellung eines Briefes benötigt haben, um eine E-Mail zu verfassen. Gleichzeitig verschicken wir jedoch ein Vielfaches an E-Mails. Damit multipliziert sich der Aufwand insgesamt – trotz schnellerer Technik.

Eine unüberschaubare Masse an Ratgebern, Vorträgen und Seminaren verspricht Hilfe. Doch die eigenen Aufgaben zu managen ist oft keine hinreichende Lösung. Einerseits verursacht die Beschäftigung mit Zeitmanagement zusätzliche Arbeit. Andererseits führt tatsächlich eingesparte Zeit oft nicht zu einer Verbesserung der Situation. Denn wir neigen dazu, die frei gewordene Zeit mit neuen Aufgaben zu füllen. Der Druck wird größer. Der Impuls, bei einem Zeitproblem immer schneller zu werden, kann schließlich zum Burn-out führen.

Die Techniken und Regeln im Zeitmanagement können helfen, wenn sie richtig eingesetzt werden und zur Person und zur Situation passen.

Oftmals liegen hinter Zeitproblemen jedoch auch tiefere Ursachen und Blockaden. Erst wenn diese erkannt und behoben sind, ist der Weg frei, um eine geänderte Arbeitsweise im Alltag gezielt zu verankern. Das AMPEL-Modell bietet eine strukturierte Vorgehensweise zur nachhaltigen Verbesserung des Zeitmanagements.

Eine wirkungsvolle Anti-Stress-Strategie kann durch folgende Bausteine unterstützt werden:

  • Auszeiten - ein paar Tage raus (auf eine Berghütte, ans Meer oder einfach mal ins Kloster), ohne Technik und ohne den üblichen Alltag.
  • Energiespender - Kleinigkeiten, die guttun: Musik bewusst hören, eine Tasse Tee oder Kaffee in Ruhe genießen, Cabrio fahren oder vielleicht eine Kirche besuchen. Erstellen Sie Ihre persönliche Liste an Dingen, die Ihnen guttun und von denen Sie immer und überall irgendetwas umsetzen können.
  • Nein sagen – Wenn Sie Nein sagen, dann tun Sie das ohne schlechtes Gewissen, ohne Rechtfertigungen und ohne relativierende Worte wie “eigentlich” oder “normalerweise”. Der beste Zeitplan kann nicht funktionieren, wenn andere ständig dazwischenfunken. Die schlechte Organisation anderer Menschen darf nicht zu einer Last für Sie werden. Wenn Sie also Nein sagen wollen, dann tun Sie dies klar und deutlich: “Nein, das klappt nicht.” – “Nein, morgen geht nicht, ich kann Ihnen jedoch nächsten Montag anbieten.”
  • Sport und Gesundheit – Bewegung hilft, Stress und Belastungen abzubauen. Ihre Ernährung ist der Kraftstoff für Ihren Körper. Und Schlaf ist wichtig zur Regeneration. Reden Sie sich nicht ein, mit drei oder vier Stunden Schlaf auszukommen. Das geht dauerhaft nicht gut. Wer nachts zu wenig schläft, ist tagsüber nicht optimal leistungsfähig.
  • Umdenken - Wir leben in einer Leistungsgesellschaft. Effizienz prägt unseren Alltag und unser Denken. Das führt dazu, dass wir Fahrzeiten (im Auto oder in der Bahn), Stau- und Wartezeiten als eine Art “Zeitverschwendung” einstufen. Wechseln Sie die Perspektive: In Zeiten, in den Sie nicht “produktiv” sind, “gewinnen” Sie Lebenszeit, denn Sie müssen nichts entscheiden, keine Resultate erzielen und niemanden argumentativ von einer Sache überzeugen. Sie können einfach da sein und sich über diese gewonnene Zeit freuen. Probieren Sie’s. Es funktioniert. Und auch die Angst, etwas Wichtiges zu verpassen lässt sich aus einer anderen Perspektive betrachten. Es gibt fast nichts, das nicht warten kann. Mir ist nicht bekannt, dass einem Unternehmen, ein Auftrag nicht erteilt wurde, nur weil der Ansprechpartner für ein paar Stunden nicht erreichbar war.

Seit vielen Jahren unterstützt Christian Braun Führungskräfte in Unternehmen sowie Existenzgründer und etablierte Unternehmer erfolgreich in ihrer Entwicklung.

Kontakt, Infos und weitere Seminare von Christian Braun

Telefon: 0221 / 29 78 07 62
E-Mail: info@braun-coaching.de

Besuchen Sie uns im Web:
Homepage: http://www.braun-coaching.de

Werden Sie Freundin oder Freund auf Facebook:
Facebook: http://www.facebook.com/braun.business

Vernetzen Sie sich mit Christian Braun auf Xing:
Xing: http://www.xing.com/profile/Christian_Braun89

Folgen Sie Christian Braun auf Twitter:
Twitter: http://twitter.com/Christian_Braun

Top Performance-Seminare von Christian Braun:
http://www.braun-coaching.de/blog/seminare
Mit exklusiver Follow-up-Betreuung zur Transfersicherung.

© Christian Braun

18. März 2010

Zeitmanagement: Blick hinter das Zeitproblem

Kategorie: Verkauf, Zeitmanagement, Ziele

Zeit lässt sich nicht managen. Man kann nur sich und seinen Umgang mit der Zeit managen. Somit ist Zeitmanagement tatsächlich Selbstmanagement.

Wie Zeitmanagement, also der richtige und gute Umgang mit Zeit, umgesetzt wird, kann gelernt werden. Doch das Gelernte wird oft sehr schnell wieder vergessen oder verdrängt. Häufig sind Blockaden dafür die Ursache. Erst wenn diese erkannt und behoben sind, ist der Weg frei, um eine geänderte Arbeitsweise im Alltag gezielt zu verankern. Das AMPEL-Modell bietet eine strukturierte Vorgehensweise zur nachhaltigen Verbesserung des Zeitmanagements.

AMPEL-ModellViele Menschen, die sich in ihrem Leben einmal mit Zeitmanagement beschäftigt haben, stellen fest, dass die Umsetzung der gelernten Methoden und Techniken in der Praxis oft scheitert. Im Alltag sinkt die Motivation schnell und alte Verhaltensmuster im Umgang mit Zeit kehren zurück.

Zeitmanagement ist die Fähigkeit und die Kunst, seine Zeit optimal zu nutzen. Im Fokus steht somit, was wir tun, warum wir es tun und wie wir es tun.

Dabei ist die Wirksamkeit vieler Zeitmanagement-Techniken längst belegt und das Thema ist heute aktueller denn je. Es gehört zu den am häufigsten von Unternehmen nachgefragten Trainingsprogrammen. Damit verbunden ist jeweils die Hoffnung, dass sich die vermittelten Inhalte unmittelbar in der Arbeitsweise von Mitarbeitern niederschlagen und das Unternehmen dadurch schnell von der Investition profitiert. Doch in der Praxis verpufft das Gelernte allzu oft nach kurzer Zeit. Die erhoffte Steigerung an Effizienz und Effektivität bleibt aus. Woran liegt das?

Zeitmanagement muss von Zielen ausgehen. Das Führen eines Terminkalenders reicht nicht aus. Wichtige Ansatzpunkte im Zeitmanagement sind, die verfügbare Zeit optimal zu planen, Prioritäten zu setzen und „Zeitfresser“ zu eliminieren. Die Beherrschung der entsprechenden Techniken ist ohne Zweifel die Grundvoraussetzung für eine effiziente Arbeitsweise.

Doch die tatsächlichen Ursachen vieler Zeitprobleme liegen häufig tiefer. Bei jedem von uns spielen Einstellungen, Überzeugungen und Werte die entscheidende Rolle, warum wir etwas tun oder etwas anderes nicht tun. Das, was uns wichtig ist und wovon wir überzeugt sind, bestimmt unser Verhalten im Allgemeinen sehr stark und kanalisiert auch unsere Fähigkeiten und unser tägliches Handeln.

Im Business Coaching richtet sich der Blick deshalb auch hinter das eigentliche Zeitproblem. Häufig sind es Blockaden, die der Umsetzung des Gelernten im Wege stehen. Erst wenn die eigentlichen Ursachen erkannt und bearbeitet sind, ist der Weg frei, neue Methoden und Techniken einer geänderten Arbeitsweise im Alltag gezielt zu verankern.

AMPEL-Modell im Zeitmanagement:

  • Ausgangssituation
  • Metaproblem
  • Potenziale
  • Ergebnisse
  • Lernen

Das AMPEL-Modell bietet eine Struktur zur nachhaltigen Verbesserung des Zeitmanagements. Dabei werden fünf aufeinander aufbauende Schritte durchlaufen:

1. Ausgangssituation: Im ersten Schritt geht es um die Analyse der Ausgangssituation. Wie ist der Tagesablauf zur Zeit? Wie wird geplant? Was läuft heute gut, was nicht? Wo liegen „Zeitfallen“?

2. Metaproblem: Im zweiten Schritt erfolgt der Problemcheck. Was steckt hinter den „Zeitfallen“? Hier geht es auch um tiefer liegende Ursachen für das Zeitproblem. Die Erfahrung zeigt, dass beispielsweise die Angst vor dem Nein des Kunden; der Wunsch, es allen recht zu machen; das Streben nach Perfektion; die Angst, Fehlentscheidungen zu treffen; private und familiäre Probleme; der Wunsch nach Anerkennung sowie eine belastete Arbeitsatmosphäre und Konflikte schnell zu Zeit- und Terminengpässen führen können.

3. Potenziale: Nach der Identifikation der eigentlichen Ursache hinter dem Zeitproblem werden im dritten Schritt die Ressourcen für die Lösung des Problems gemeinsam erarbeitet. Zielsetzung ist es, „innere Hilfsmittel“ zutage zu fördern und für die Situationsbearbeitung nutzbar zu machen.

4. Ergebnisse: Die Basis für nachhaltige Ergebnisse liegt in einem greifbaren Umsetzungsplan, um die Lösungen zu verinnerlichen. Dieser Plan sollte so konkret wie möglich sein. Es geht darum, was wann getan wird, welche Hindernisse auftreten können, wie eine eventuelle Unterstützung aussehen kann und wie sie einbezogen werden kann.

5. Lernen: Die Veränderung des Verhaltens, Denkens oder Fühlens aufgrund von Erfahrung oder neu gewonnenen Einsichten bezeichnen wir als Lernen. Im fünften Schritt geht es deshalb um den nachhaltigen Transfer des Gelernten in die Praxis. Review- und Follow-up-Termine helfen, Erfahrungen zu reflektieren, die neuen Verhaltensweisen zu festigen und eventuelle Korrekturen und flankierende Maßnahmen zu integrieren.

Reine Seminare in Zeitmanagement können dem Anspruch an Nachhaltigkeit nicht gerecht werden. Als Maßnahme zur Personalentwicklung in Unternehmen zielen Sie primär auf die Vermittlung von Wissen. Transfer sichernde Maßnahmen bleiben deshalb in der Praxis vielfach auf der Strecke. Die notwendige Begleitung der Mitarbeiter findet schlichtweg nicht statt. Gerade hier liegt die Verantwortung der Führungskraft, diesen Transfer durch geplante Termine der gemeinsamen Nachbetrachtung und Auswertung oder mit Coaching-Maßnahmen zu sichern.

Erst durch den dauerhaften Transfer des Gelernten in die praktische Arbeit des Mitarbeiters werden Erfolge optimiert und lohnt sich für das Unternehmen die getätigte Investition in die Personalentwicklung.

Optimierung von Arbeitstechniken, Time Coaching: www.braun-coaching.de