Zeitmanagement: Blick hinter das Zeitproblem

Kategorie: Verkauf, Zeitmanagement, Ziele

Zeit lässt sich nicht managen. Man kann nur sich und seinen Umgang mit der Zeit managen. Somit ist Zeitmanagement tatsächlich Selbstmanagement.

Wie Zeitmanagement, also der richtige und gute Umgang mit Zeit, umgesetzt wird, kann gelernt werden. Doch das Gelernte wird oft sehr schnell wieder vergessen oder verdrängt. Häufig sind Blockaden dafür die Ursache. Erst wenn diese erkannt und behoben sind, ist der Weg frei, um eine geänderte Arbeitsweise im Alltag gezielt zu verankern. Das AMPEL-Modell bietet eine strukturierte Vorgehensweise zur nachhaltigen Verbesserung des Zeitmanagements.

AMPEL-ModellViele Menschen, die sich in ihrem Leben einmal mit Zeitmanagement beschäftigt haben, stellen fest, dass die Umsetzung der gelernten Methoden und Techniken in der Praxis oft scheitert. Im Alltag sinkt die Motivation schnell und alte Verhaltensmuster im Umgang mit Zeit kehren zurück.

Zeitmanagement ist die Fähigkeit und die Kunst, seine Zeit optimal zu nutzen. Im Fokus steht somit, was wir tun, warum wir es tun und wie wir es tun.

Dabei ist die Wirksamkeit vieler Zeitmanagement-Techniken längst belegt und das Thema ist heute aktueller denn je. Es gehört zu den am häufigsten von Unternehmen nachgefragten Trainingsprogrammen. Damit verbunden ist jeweils die Hoffnung, dass sich die vermittelten Inhalte unmittelbar in der Arbeitsweise von Mitarbeitern niederschlagen und das Unternehmen dadurch schnell von der Investition profitiert. Doch in der Praxis verpufft das Gelernte allzu oft nach kurzer Zeit. Die erhoffte Steigerung an Effizienz und Effektivität bleibt aus. Woran liegt das?

Zeitmanagement muss von Zielen ausgehen. Das Führen eines Terminkalenders reicht nicht aus. Wichtige Ansatzpunkte im Zeitmanagement sind, die verfügbare Zeit optimal zu planen, Prioritäten zu setzen und „Zeitfresser“ zu eliminieren. Die Beherrschung der entsprechenden Techniken ist ohne Zweifel die Grundvoraussetzung für eine effiziente Arbeitsweise.

Doch die tatsächlichen Ursachen vieler Zeitprobleme liegen häufig tiefer. Bei jedem von uns spielen Einstellungen, Überzeugungen und Werte die entscheidende Rolle, warum wir etwas tun oder etwas anderes nicht tun. Das, was uns wichtig ist und wovon wir überzeugt sind, bestimmt unser Verhalten im Allgemeinen sehr stark und kanalisiert auch unsere Fähigkeiten und unser tägliches Handeln.

Im Business Coaching richtet sich der Blick deshalb auch hinter das eigentliche Zeitproblem. Häufig sind es Blockaden, die der Umsetzung des Gelernten im Wege stehen. Erst wenn die eigentlichen Ursachen erkannt und bearbeitet sind, ist der Weg frei, neue Methoden und Techniken einer geänderten Arbeitsweise im Alltag gezielt zu verankern.

AMPEL-Modell im Zeitmanagement:

  • Ausgangssituation
  • Metaproblem
  • Potenziale
  • Ergebnisse
  • Lernen

Das AMPEL-Modell bietet eine Struktur zur nachhaltigen Verbesserung des Zeitmanagements. Dabei werden fünf aufeinander aufbauende Schritte durchlaufen:

1. Ausgangssituation: Im ersten Schritt geht es um die Analyse der Ausgangssituation. Wie ist der Tagesablauf zur Zeit? Wie wird geplant? Was läuft heute gut, was nicht? Wo liegen „Zeitfallen“?

2. Metaproblem: Im zweiten Schritt erfolgt der Problemcheck. Was steckt hinter den „Zeitfallen“? Hier geht es auch um tiefer liegende Ursachen für das Zeitproblem. Die Erfahrung zeigt, dass beispielsweise die Angst vor dem Nein des Kunden; der Wunsch, es allen recht zu machen; das Streben nach Perfektion; die Angst, Fehlentscheidungen zu treffen; private und familiäre Probleme; der Wunsch nach Anerkennung sowie eine belastete Arbeitsatmosphäre und Konflikte schnell zu Zeit- und Terminengpässen führen können.

3. Potenziale: Nach der Identifikation der eigentlichen Ursache hinter dem Zeitproblem werden im dritten Schritt die Ressourcen für die Lösung des Problems gemeinsam erarbeitet. Zielsetzung ist es, „innere Hilfsmittel“ zutage zu fördern und für die Situationsbearbeitung nutzbar zu machen.

4. Ergebnisse: Die Basis für nachhaltige Ergebnisse liegt in einem greifbaren Umsetzungsplan, um die Lösungen zu verinnerlichen. Dieser Plan sollte so konkret wie möglich sein. Es geht darum, was wann getan wird, welche Hindernisse auftreten können, wie eine eventuelle Unterstützung aussehen kann und wie sie einbezogen werden kann.

5. Lernen: Die Veränderung des Verhaltens, Denkens oder Fühlens aufgrund von Erfahrung oder neu gewonnenen Einsichten bezeichnen wir als Lernen. Im fünften Schritt geht es deshalb um den nachhaltigen Transfer des Gelernten in die Praxis. Review- und Follow-up-Termine helfen, Erfahrungen zu reflektieren, die neuen Verhaltensweisen zu festigen und eventuelle Korrekturen und flankierende Maßnahmen zu integrieren.

Reine Seminare in Zeitmanagement können dem Anspruch an Nachhaltigkeit nicht gerecht werden. Als Maßnahme zur Personalentwicklung in Unternehmen zielen Sie primär auf die Vermittlung von Wissen. Transfer sichernde Maßnahmen bleiben deshalb in der Praxis vielfach auf der Strecke. Die notwendige Begleitung der Mitarbeiter findet schlichtweg nicht statt. Gerade hier liegt die Verantwortung der Führungskraft, diesen Transfer durch geplante Termine der gemeinsamen Nachbetrachtung und Auswertung oder mit Coaching-Maßnahmen zu sichern.

Erst durch den dauerhaften Transfer des Gelernten in die praktische Arbeit des Mitarbeiters werden Erfolge optimiert und lohnt sich für das Unternehmen die getätigte Investition in die Personalentwicklung.

Optimierung von Arbeitstechniken, Time Coaching: www.braun-coaching.de

Comments (1)

  1. Hallo,
    unter derselben Überschrift habe ich auf meinem Blog einen Beitrag geschrieben, um etwas den unsäglich vielen Büchern mit Zeitspartipps etwas entgegenzusetzen. Auch um mal zu erklären, warum die meisten Tipps nicht funktionieren. Nicht weil sie schlecht wären, die Tipps sind schon in Ordnung.

    Aber alle Tipps berühren meist etwas in der Person, was mehr oder wenig konflikthaft ist. Deshalb wird der Tipp dann nicht umgesetzt.

    Sie schreiben richtig, dass dort das Coaching ansetzen muss.